Competências gerenciais

Segundo Quinn (2003), a gestão por competência constitui um modelo gerencial que se propõe a integrar e orientar esforços, sobretudo os que estão relacionados à gestão de pessoas, visando desenvolver e sustentar competências consideradas fundamentais aos objetivos organizacionais. 

Sendo assim, as qualificações que um administrador deve ter para assumir um cargo e desempenhá-lo eficazmente são denominadas de competências gerenciais. A determinação do conjunto de competências necessárias a um cargo depende do nível hierárquico em que se encontra. De maneira geral todas as competências são classificadas como:

a) Conhecimentos, responsabilidades e atitudes

b) Conhecimentos, habilidades e atitudes

c) Conhecimentos, autoridade e atitudes

d) Conhecimentos, responsabilidades e autoridade

QUINN, Robert E.et AL. Competências Gerenciais: princípios e aplicações .Rio de Janeiro: Elsevier,2003.

Você sabe?

Processo Administrativo - Planejamento

Discutiremos o Processo Administrativo. Inicialmente pelo Planejamento e seguindo pelo conceito de Organização, Direção e Controle

Planejar é definir objetivos, verificar o estado atual das coisas, desenvolverem premissas sobre condições futuras, identificar meios para alcançar os objetivos e implementar os planos de ações necessárias.

O planejamento representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de base para as demais funções, como organização, direção e controle. Na verdade, o planejamento é a função administrativa que determinam antecipadamente quais são os objetivos a ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los da melhor maneira possível. Trata-se, pois, de um modelo teórico para a ação futura.

O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los com eficiência e eficácia. Assim, planejar significa definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los com o mínimo de esforço e custo.

O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto,quando,como e em qual seqüência.

O papel do planejamento é substituir a ação reativa diante dos eventos passados por uma ação proativa e antecipatória em relação aos eventos futuros. Uma total inversão do que era feito antigamente nas empresas.

O Planejamento é elaborado de meios diferentes nos vários níveis organizacionais. Em razão disso existe uma hierarquia de planos.

OS TRÊS NÍVEIS DISTINTOS DE PLANEJAMENTO:

1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: É o planejamento mais amplo e envolvente e abrangente toda a organização como um sistema único e aberto. Suas principais características são:

• É projetado para longo prazo, seus efeitos e conseqüências estendem-se por vários anos;

• Envolvem a empresa como uma totalidade, abrange todos os seus recursos e áreas de atividade e preocupa-se em atingir objetivos globais da organização;

• É definido pela cúpula da organização, situa-se no nível institucional, corresponde ao plano maior ao quais todos os demais planos estão subordinados;

• É voltado para a eficácia da organização, alcançar seus objetivos globais, apresentar resultados. Esse é sentido da excelência organizacional.

2. PLANEJAMENTO TÁTICO: É o planejamento elaborado em cada departamento no nível intermediário da organização. Cada unidade organizacional deve elaborar seu planejamento tático subordinado ao planejamento estratégico. Suas principais funções são:

• É projetado par médio prazo, em geral corresponde ao exercício anual ou fiscal da empresa, isto é, 12 meses;

• Envolve cada departamento ou unidade da organização, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir objetivos departamentais;

• É definido no nível intermediário da organização, para cada departamento ou unidade da empresa;

• É voltado para a coordenação e integração, diz respeito ás atividades internas da organização.

3. PLANEJAMENTO OPERACIONAL: É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade em particular. Suas principais características são:

• É projetado para o curto prazo, para o imediato e normalmente lida com o cotidiano e com a rotina diária, semanal ou mensal;

• Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupa-se com o alcance de metas específicas;

• É voltado para a eficiência, na execução das tarefas ou atividades, Fazer bem feito e corretamente, isso compõe a chamada excelência operacional.

No fundo, o Planejamento é uma técnica para absorver a incerteza sobre o futuro e permitir maior consistência no desempenho das organizações.

Texto referenciado no livro Introdução À Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato.

Processo Administrativo - Organização

 O próximo no Processo Administrativo é a Organização.

A organização faz parte do processo administrativo. Sob tal aspecto, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e atribuições de cada um deles. Como função administrativa, a organização faz parte integrante do processo administrativo de planejar, organizar, dirigir e controlar.

Como tal, a organização é uma atividade básica de administração, serve para agrupar pessoas e estruturar todos os recursos organizacionais para atingir os objetivos predeterminados. Como função administrativa, a organização depende do planejamento, da direção e do controle para formar o chamado Processo Administrativo, que é o encadeamento e a interligação entre todas as funções administrativas.

Com a ajuda da organização a empresa reúne e integra os seus recursos e competências, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho por meio da diferenciação. proporciona os meios de coordenar as diferentes atividades pela integração,define os níveis de autoridade e de responsabilidade e assim por diante. A organização representa todos os meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, a direção e o controle da ação empresarial a fim de atingir os seus objetivos.

Verificamos que, em função dos seus objetivos, as empresas definem os seus domínios, isto é, o nicho ambiental no qual pretendem aninhar-se e estabelecer o seu ambiente de tarefa. A seguir, as empresas estabelecem os meios necessários para operar e alcançar esses objetivos e assegurar sua sobrevivência e seu crescimento. Ou seja, estabelecem estratégias para o melhor aproveitamento e aplicação de seus recursos. Para implementar suas estratégias, as empresas precisam planejar suas atividades e operações antes que elas sejam realizadas. E, para realizá-las, as empresas precisam agrupar estruturar, organizar e sincronizar todos os seus recursos e habilidades para uma operação global. É o que chamaremos de organização da ação empresarial. Cada empresa tem o seu modo próprio de organizar sua estrutura interna, agrupar recursos, estabelecer hierarquia de autoridade, dividir e decompor a tarefa global em subtarefas que serão realizadas por indivíduos ou por equipes, bem como de reintegrar e coordenar as subtarefas da tarefa global. O problema fundamental para a organização da ação empresarial para organização da ação empresarial é alcançar coerência entre todas essas áreas de decisão.

ABRANGÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO.

  

A organização, como função administrativa, se desdobra nos três níveis organizacionais.

1. Organização no nível global da empresa: É a organização que envolve a empresa como uma totalidade. É o chamado desenho organizacional, tratado no nível institucional e que pode assumir vários tipos;

2. Organização no nível departamento da empresa: É a organização que abrange cada departamento ou unidade da empresa. É o chamado desenho departamental, ou simplesmente departamentalização, e é tratado no nível intermediário;
3. Organização no nível das tarefas e operações da empresa: É a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. É o chamado desenho de cargos ou tarefas, tratado no nível operacional, seja em atividades isoladas ou em grupos, isto é, em equipes.

Enquanto o nível institucional se preocupa com o desenho organizacional no âmbito da empresa como um todo, o nível intermediário se incumbe de detalhar o desenho dos departamentos que serão responsáveis pela administração de um ou mais recursos relevantes para alcance dos objetivos empresariais. O nível operacional fica com a responsabilidade de definir o desenho dos cargos e das tarefas, os quais, em conjunto, operarão as tecnologias e gerarão os produtos ou serviços que constituem a tarefa básica da empresa.

Logo, esta parte trata da organização da ação empresarial e será desdobrada em três capítulos, para explicar as diferentes perspectivas de organização dos níveis institucional, intermediário e operacional da empresa. São eles:

• Desenho organizacional;

• Desenho departamental;
• Desenho de cargos e tarefas;

Organizar, isto é, compor todos os meios para que a ação empresarial seja viável e possa ser realizada com sucesso.

  

 Texto referenciado no livro Introdução À Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato.

Processo Administrativo - Direção.

Agora veremos a Direção no Processo Administrativo.

Uma vez definido o planejamento e estabelecido a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção, acionar e dinamizar a empresa e fazê-la funcionar. A direção está relacionada com a ação e como se colocar em mancha e tem muito a ver com as pessoas.

A direção é a função administrativa que se refere ás relações interpessoal dos administradores com seus subordinados. Ela trata basicamente de relações humanas. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, eles precisam ser completamentados pela orientação a ser dada para as pessoas por intermédio da comunicação e habilidade  de liderança e de motivação. Para dirigir os subordinados, o administrador em qualquer nível da organização no qual esteja inserido, precisa comunicar liderar e motivar. A maior parte do tempo do administrador é aplicada em comunicação, liderança e motivação, gestão de conflitos, enfim todos os processos pelos quais os administradores procuram influenciar os seus subordinados para que se comporte de acordo com as expectativas e consigam alcançar os objetivos da organização.

Vimos que as empresas são organizações formadas e mantidas pela atividade organizadas de pessoas, cujos objetivos individuais somente podem ser atingidos pela conjugação de esforços coletivos.

Conforme as empresas crescem, os seus objetivos iniciais, que se confundem com os objetivos de seus indicadores, passam por modificações e gradual complexidade, a tal ponto de os objetivos organizacionais se tronarem gradativamente diferentes e até mesmo antagônicos em relação aos objetivos dos participantes das empresas.

CONCEITO DE DIREÇÃO

De certo modo, esta parte dedicada á direção da ação empresarial deverá limitar-se apenas á condução das atividades dos participantes que atuam internamente dentro das fronteiras empresariais, os empregados em todos os níveis hierárquicos da organização empresarial. Convém lembrar que os empregados, como pessoas, não vivem exclusivamente dentro das empresas. Eles participam também de outras organizações, das quais também dependem para viver e nas quais desempenham outros papéis sociais. Então, a empresa não constitui a vida inteira das pessoas, nem possui a amplitude de uma sociedade. As pessoas se encontram apenas parcialmente incluídas na empresa.

Os assuntos mais ligados á direção são:

§  Comunicação;

§  Estilos de liderança;

§  Métodos de motivação do pessoal.

A direção constitui uma das mais complexas funções administrativas, pois envolve:

§  Orientação;

§  Assistência;

§  Execução;

§  Comunicação;

§  Liderança.

Enfim, todos os processos pelos quais os administradores procuram influenciar os seus subordinados para que se comportem dentro das expectativas da empresa. Como não existem empresas sem pessoas, a variável humana é um importante desafio para a sua administração, pois as empresas só podem funcionar se as pessoas estiverem ocupadas seus cargos e desempenhando seus papéis de acordo com o que lhes foi solicitado. Se quisermos compreender o comportamento das empresas, precisamos estudar o comportamento dentro delas.

Dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los. Como tempo é dinheiro quando se fala em negócios, a má interpretação de solicitações, relatórios ou instruções pode provocar elevados custos. O bom executivo é aquele que sabe explicar as coisas ás pessoas para fazê-las bem e prontamente. A direção está relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa. Em todas as empresas, os vários recursos devem ser combinados em proporções adequadas, para produzir um dado resultado de produtos ou serviços. E é com os recursos humanos que a função administrativa de direção está relacionada.

Da mesma maneira como as empresas são infinitamente variáveis e diferentes entre si, também os seus participantes, as pessoas, são variáveis e diferentes entre si. Há duas alternativas para estudar as pessoas em uma empresa:

§  PESSOAS COMO PESSOAS: Dotadas de características próprias de personalidade e de individualidade, aspirações, valores, atitudes, motivações e objetivos individuais;

§  PESSOAS COMO RECURSOS: Dotados de habilidades, capacidades, destrezas e conhecimentos necessários para a tarefa empresarial.

A alternativa de visualizar as pessoas como recursos empresariais não deve deixar de lado os aspectos pessoais de personalidade, individualidade, expectativas, valores, motivações, entre outros das diferentes pessoas. O que complica tudo são as empresas são:

§  As empresas são pessoas;

§  Empresas são grupos;

§  Empresas são empresas;

§  Administradores administram pessoas;

§  Administradores administram grupos;

§  Administradores são membros de grupos;

§  Administradores são participantes de empresas.

O Administrador está tanto dentro quanto fora desse complicado círculo de relacionamento. Ele administra pessoas, mas também é administrado por alguém. Ele administra grupos e equipes, mas também faz parte de grupos e equipes.

PODER E AUTORIDADE

A direção está intimamente relacionada com a autoridade e o poder. Os termos autoridade e poder são utilizados com uma variedade de significados na literatura administrativa. Ambos são meios de influência. Para a empresa realizar o que foi planejado e dentro do esquema organizado a fim de alcançar seus objetivos, as pessoas devem ser dirigidas com o objetivo de desenvolver suas atividades e colaborar com a empresa para ser bem-sucedida em seus negócios. Isso envolve um processo de influenciarão das pessoas. A autoridade e o poder constituem meios de influência se refere ao comportam netos, atitudes e sentimentos de outra pessoa ou pessoas. A influência pode ser feita por vários meios, entre os quais:

§  Persuasão;

§  Coação;

§  Sanções;

§  Recompensas. 

O poder significa o potencial para exercer influência. Uma pessoa pode ter poder para influenciar outras pessoas e nunca tê-lo feito. A autoridade tem um significado mais restrito e representa o poder institucionalizado. O termo autoridade refere-se ao poder que é inerente ao papel de uma posição na organização. A autoridade é delegada por meios de descrição de cargos, títulos organizacionais, políticas e procedimentos da empresa. Ela representa o poder legal ou o direito de comandar ou agir. Ela é um poder designado a uma pessoa como condição básica para que a autoridade possa se impuser. Ainda que o termo não seja usado com uniformidade, em geral é definido como um poder legal ou direito de comandar ou agir, ou seja, autoridade é o poder de comandar os outros para agirem ou não e proporciona a força seiva para o grupo. A autoridade é um conceito implícito no conceito de poder, ter autoridade significa ter poder. A recíproca nem sempre é verdadeira, pois ter poder nem sempre significa ter poder. A recíproca nem sempre significa ter autoridade. A autoridade é o poder legal e socialmente aceito.

Na Prática, a direção exige diferentes estratégias com base em diferentes tipos de poder. Cada tipo de poder envolve uma diferente relação entre a pessoa que exercita o poder e a pessoa sujeita ao poder.

No sentido mais amplo, o poder significa a capacidade de limitar as escolhas dos outros.

Texto referenciado no livro Introdução À Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato.

Processo Administrativo - Controle

A função de Controlar está relacionada com as outras funções do processo administrativo: Planejamento, organização e direção.

A essência do controle consiste em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados. Quando se fala em resultados desejados, parte-se do princípio de que esses resultados foram previstos e precisam ser controlados. Então, o controle pressupõe a existência de objetivos e planos, pois não se pode controlar sem planos para definir o que deve ser feito. O controle verifica se a execução está de acordo com o  que foi planejado. Quanto mais complexo, definidos e coordenados forem os planos e quanto maior for o período de tempo envolvido, tanto mais complexo será o controle.

Controlar é:

§  Definir padrões de desempenho;

§  Monitorar o desempenho com os padrões;

§  Tomar a ação corretiva para assegurar os objetivos desejados.

O sistema de controle deve incluir os seguintes aspectos essenciais:

1. OBJETIVO: O controle requer um objetivo, um fim predeterminado, um plano, uma linha de atuação, um padrão, uma norma, uma regra decisória, um critério ou uma unidade de medida;
2. MEDIÇÃO: O controle requer um meio de medir a atividade desenvolvida. O que não se pode medir não se pode administrar;
3. COMPARAÇÃO: Um procedimento para comparar tal atividade com o critério definido;
4. CORREÇÃO: Algum mecanismo que corrija a atividade em curso para permitir-lhe alcançar os resultados desejados.

A finalidade do controle é assegurar o maior controle possível dos resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia e monitora a atividade exercida para um fim previamente determinado.

As evidências mostram que os controles internos mais encontrados nas organizações se assemelham ao tipo informal. Quase sempre os controles são antecipadamente planejados, desenhados e organizados, mas pouco documentados, ou seja, pouco formalizados. Na maioria dos casos, os controles são dependentes de pessoas e não de sistemas integrados e nem sempre são estandardizados dentro da organização. Isso provoca problemas quando saem da organização e seus sucessores não assumem responsabilidades por procedimentos de controle. O treinamento formal e os programas de comunicação, bem como procedimentos de monitoração podem resolver parcialmente o problema.

Mas quase sempre o gerenciamento de risco fica ao sabor do acaso.

Em resumo, alguns fatores internos podem afetar a maneira como a organização constrói seus controles internos, a saber:

1.  Seu tamanho, ou seja, o seu porte;

2.  O grau de centralização ou descentralização dos controles em suas operações;

3. O grau em que políticas e procedimentos são bem definidos, conceituados, documentados e amplamente comunicados;

4.  Quando a organização terceiriza algumas funções do seu negócio para fornecedores externos que podem executá-las melhor e com um menor custo.

Toda organização leva em conta esses quatros fatores quando tenta construir ou incrementar seus controles  internos.

VOCÊ SABIA?

Durante quase toda a Era Industrial a Administração enfatizava e privilegiava o controle. Administrar era quase o mesmo que controlar. O Planejamento embutia em si mesmo boa dose de controle para que ele pudesse ser executado em todos os seus detalhes. A organização era uma composição de órgãos e cargos articulados e estruturados para garantir o controle sobre os participantes. A própria direção também priorizava o controle das chefias sobre os seus subordinados. Tudo era controlado para que os planos previamente estabelecidos fossem executados á risca.

A Era da Informação se incumbiu de modificar todo esse status. Hoje, o controle é uma função administrativa que não invade nem sobrepuja as demais. Ao invés de controle externo sinal inequívoco de fiscalização e vigilância cerrada existe o controle interno, que está mais na cabeça das pessoas e não mais em esquemas de checagem e verificações externas, antes tão comuns. O controle interno é alcançado quando as pessoas se conscientizam de que elas próprias devem se autocontrolar por disciplina,responsabilidade,iniciativa própria e compromisso pessoal para com a empresa. Isso faz parte da educação corporativa,a maneira pela qual a empresa educa seus participantes para a cidadania organizacional. E o que isso significa? Cada pessoa age como se fosse um cidadão da empresa e responsável pela sua continuidade e sucesso.

CONTROLE DAS ATIVIDADES INTERNAS E EXTERNAS DA ORGANIZAÇÃO:

O controle serve tanto para atividades internas da organização quanto para atividades externas (como relações com clientes e com acionistas e investidores, investimentos financeiros, projetos, fornecedores, terceirizados, franquias, entre outras). Também o relacionamento com o mercado seja financeiro, de tecnologia, de abastecimento de matérias-primas, requer uma intensa atividade de controle e monitoração.

Texto referenciado no livro Introdução À Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato.