Processo Administrativo - Controle

A função de Controlar está relacionada com as outras funções do processo administrativo: Planejamento, organização e direção.

A essência do controle consiste em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados. Quando se fala em resultados desejados, parte-se do princípio de que esses resultados foram previstos e precisam ser controlados. Então, o controle pressupõe a existência de objetivos e planos, pois não se pode controlar sem planos para definir o que deve ser feito. O controle verifica se a execução está de acordo com o  que foi planejado. Quanto mais complexo, definidos e coordenados forem os planos e quanto maior for o período de tempo envolvido, tanto mais complexo será o controle.

Controlar é:

§  Definir padrões de desempenho;

§  Monitorar o desempenho com os padrões;

§  Tomar a ação corretiva para assegurar os objetivos desejados.

O sistema de controle deve incluir os seguintes aspectos essenciais:

1. OBJETIVO: O controle requer um objetivo, um fim predeterminado, um plano, uma linha de atuação, um padrão, uma norma, uma regra decisória, um critério ou uma unidade de medida;
2. MEDIÇÃO: O controle requer um meio de medir a atividade desenvolvida. O que não se pode medir não se pode administrar;
3. COMPARAÇÃO: Um procedimento para comparar tal atividade com o critério definido;
4. CORREÇÃO: Algum mecanismo que corrija a atividade em curso para permitir-lhe alcançar os resultados desejados.

A finalidade do controle é assegurar o maior controle possível dos resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia e monitora a atividade exercida para um fim previamente determinado.

As evidências mostram que os controles internos mais encontrados nas organizações se assemelham ao tipo informal. Quase sempre os controles são antecipadamente planejados, desenhados e organizados, mas pouco documentados, ou seja, pouco formalizados. Na maioria dos casos, os controles são dependentes de pessoas e não de sistemas integrados e nem sempre são estandardizados dentro da organização. Isso provoca problemas quando saem da organização e seus sucessores não assumem responsabilidades por procedimentos de controle. O treinamento formal e os programas de comunicação, bem como procedimentos de monitoração podem resolver parcialmente o problema.

Mas quase sempre o gerenciamento de risco fica ao sabor do acaso.

Em resumo, alguns fatores internos podem afetar a maneira como a organização constrói seus controles internos, a saber:

1.  Seu tamanho, ou seja, o seu porte;

2.  O grau de centralização ou descentralização dos controles em suas operações;

3. O grau em que políticas e procedimentos são bem definidos, conceituados, documentados e amplamente comunicados;

4.  Quando a organização terceiriza algumas funções do seu negócio para fornecedores externos que podem executá-las melhor e com um menor custo.

Toda organização leva em conta esses quatros fatores quando tenta construir ou incrementar seus controles  internos.

VOCÊ SABIA?

Durante quase toda a Era Industrial a Administração enfatizava e privilegiava o controle. Administrar era quase o mesmo que controlar. O Planejamento embutia em si mesmo boa dose de controle para que ele pudesse ser executado em todos os seus detalhes. A organização era uma composição de órgãos e cargos articulados e estruturados para garantir o controle sobre os participantes. A própria direção também priorizava o controle das chefias sobre os seus subordinados. Tudo era controlado para que os planos previamente estabelecidos fossem executados á risca.

A Era da Informação se incumbiu de modificar todo esse status. Hoje, o controle é uma função administrativa que não invade nem sobrepuja as demais. Ao invés de controle externo sinal inequívoco de fiscalização e vigilância cerrada existe o controle interno, que está mais na cabeça das pessoas e não mais em esquemas de checagem e verificações externas, antes tão comuns. O controle interno é alcançado quando as pessoas se conscientizam de que elas próprias devem se autocontrolar por disciplina,responsabilidade,iniciativa própria e compromisso pessoal para com a empresa. Isso faz parte da educação corporativa,a maneira pela qual a empresa educa seus participantes para a cidadania organizacional. E o que isso significa? Cada pessoa age como se fosse um cidadão da empresa e responsável pela sua continuidade e sucesso.

CONTROLE DAS ATIVIDADES INTERNAS E EXTERNAS DA ORGANIZAÇÃO:

O controle serve tanto para atividades internas da organização quanto para atividades externas (como relações com clientes e com acionistas e investidores, investimentos financeiros, projetos, fornecedores, terceirizados, franquias, entre outras). Também o relacionamento com o mercado seja financeiro, de tecnologia, de abastecimento de matérias-primas, requer uma intensa atividade de controle e monitoração.

Texto referenciado no livro Introdução À Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato.